So sparen Sie mit Nextcloud bares Geld bei Ihrem Steuerberater
Jeder kennt es: Am Ende des Monats oder Quartals sammelt man mühsam alle Belege für den Steuerberater zusammen. Rechnungen werden aus dem E-Mail-Postfach gesucht, Quittungen aus dem Geldbeutel gekramt und Kontoauszüge heruntergeladen. Das Ergebnis ist oft ein unsortierter digitaler Stapel, der per E-Mail verschickt wird. Was viele nicht wissen: Genau hier verbrennen Sie bares Geld.
Ihr Steuerberater berechnet seine Arbeitszeit. Jede Minute, die er damit verbringt, Ihre Belege zu sortieren, zu entziffern oder fehlenden Unterlagen hinterherzulaufen, ist eine Minute, die auf Ihrer Rechnung erscheint.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen eine einfache Methode, wie Sie diesen Prozess revolutionieren. Wir stellen Ihnen das Konzept des „digitalen Buchhaltungstresens“ vor – ein System, das auf Ihrer persönlichen Nextcloud-Ablage aufbaut und Ihnen jedes Jahr Hunderte von Euro an Steuerberaterkosten sparen kann.
Sabine, die Agentur-Inhaberin
Sabine betreibt eine kleine Kreativagentur. Sie ist stolz auf ihre Arbeit, aber die Buchhaltungsvorbereitung ist ihr ein Graus. Am Quartalsende schickt sie ihrem Steuerberater eine ZIP-Datei mit Dutzenden unsortierten PDFs. Ihre Steuerberaterrechnung ist regelmäßig höher als erwartet, oft mit Posten wie „Sortierung und Aufbereitung von Belegen“.
Nextcloud vs. Archiv: Zwei Werkzeuge für zwei Aufgaben
Bevor wir zum System kommen, müssen wir zwei Dinge sauber trennen, die oft verwechselt werden.
Ihr digitaler Buchhaltungstresen (Ihre persönliche Nextcloud-Ablage)
Stellen Sie sich einen großen, sauberen Tresen in Ihrem Büro vor. Hier sammeln und sortieren Sie über den Monat alle neuen Belege in perfekt beschriftete Mappen. Dieser Tresen ist ein dynamischer Arbeitsort. Ihre persönliche, datenschutzkonforme Nextcloud-Ablage ist genau dieser Tresen.
Ihr digitales Archiv (Ihr GoBD-Archiv)
Stellen Sie sich einen feuerfesten Tresor im Hinterzimmer vor. Hier landen die finalen, vom Steuerberater verbuchten und geprüften Dokumente. Unveränderbar und sicher für das Finanzamt. Aus diesem Tresor wird nichts mehr herausgenommen, es wird nur sicher eingelagert. Hierfür nutzen Sie ein separates, spezialisiertes Werkzeug.
Unser Ziel ist es, den „Buchhaltungstresen“ in Ihrer Nextcloud so perfekt zu organisieren, dass der Weg in den „Tresor“ für Ihren Steuerberater ein Kinderspiel wird.
Der perfekte Workflow: In 3 Schritten zur Kostenersparnis
Das System ist denkbar einfach und nutzt die persönliche, sichere Nextcloud-Ablage, die Sie im Rahmen unseres Club-Angebots erhalten.
Schritt 1: Die saubere Ordnerstruktur in Nextcloud anlegen
Legen Sie in Ihrer Nextcloud einmalig eine klare Ordnerstruktur an. Diese könnte zum Beispiel so aussehen:
Buchhaltungstresen
2025
01_Eingangsrechnungen
02_Ausgangsrechnungen
03_Kontoauszuege
04_Sonstiges
Schritt 2: Kontinuierlich sammeln statt am Ende suchen
Machen Sie es sich zur Gewohnheit: Jede Rechnung, die Sie erhalten oder schreiben, jeder Beleg, den Sie bekommen, wird sofort digitalisiert (z.B. mit einer Scanner-App auf dem Handy) und in den richtigen Ordner in Ihrer Nextcloud gelegt. Kein Schuhkarton, kein Zettelchaos, keine verzweifelte Suche am Monatsende.
Schritt 3: Den dauerhaften Nextcloud-Zugang für den Steuerberater einrichten
Das ist der entscheidende Schritt zur Effizienz. Anstatt Ihrem Steuerberater E-Mails mit Anhängen zu schicken, legen Sie für ihn einmalig einen eigenen, kostenlosen Benutzer in Ihrer Nextcloud an. Diesem Benutzer geben Sie dauerhaften Lese-Zugriff auf den Ordner „Buchhaltungstresen“.
Das Ergebnis? Ihr Steuerberater kann jederzeit, wenn er Kapazitäten hat, auf Ihre perfekt sortierten Unterlagen zugreifen. Kein Warten auf Ihre E-Mail. Kein Nachfragen. Kein Suchen.
Der „Aha-Moment“: Warum Ordnung bares Geld wert ist
Sabine hat das System eingeführt. Ihr Steuerberater ist begeistert. Er muss nicht mehr suchen, sondern kann direkt mit der Verbuchung beginnen.
Machen wir ein kleines Rechenbeispiel: Angenommen, Ihr Steuerberater hat vorher nur 15 Minuten pro Monat für das Suchen und Sortieren Ihrer Belege gebraucht. Bei einem Stundensatz von 120 Euro sind das 30 Euro pro Monat. Auf das Jahr gerechnet, zahlen Sie 360 Euro allein für die Unordnung.
Sabines „Aha-Moment“ war die Erkenntnis: Jede Minute, die sie selbst in die Ordnung auf ihrem „digitalen Buchhaltungstresen“ in Nextcloud investiert, spart ihrem Steuerberater ein Vielfaches an Zeit – und ihr damit bares Geld.
Fazit: Sie haben es in der Hand
Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist eine Partnerschaft. Je besser Sie Ihre Unterlagen vorbereiten, desto effizienter kann Ihr Partner für Sie arbeiten – und desto günstiger wird es für Sie. Der „digitale Buchhaltungstresen“ in Ihrer Nextcloud ist kein technischer Schnickschnack. Er ist eine Geldspar-Maschine, die Sie selbst kontrollieren.
Wie organisieren Sie die Übergabe an Ihren Steuerberater? Sehen Sie auch Einsparpotenzial? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!
Sie möchten Ihren eigenen „digitalen Buchhaltungstresen“ einrichten? Im Rahmen unseres Club-Angebots stellen wir Ihnen nicht nur die sichere Nextcloud-Plattform zur Verfügung, sondern helfen Ihnen auch bei der Einrichtung dieses effizienten Workflows. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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