Ordnung und Sicherheit für Ihre Belege
Die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen steigen, und die Umstellung auf E-Rechnungen rückt näher. Mit unserem digitalen Rechnungsarchiv bieten wir Ihnen eine professionelle Lösung, um alle Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen (egal ob digital erhalten, selbst erstellt oder gescannt) zentral, strukturiert und sicher abzulegen.
Wichtig:
Wir stellen die technische Plattform bereit. Die korrekte und vollständige Übertragung Ihrer Belege ins Archiv sowie die Einhaltung Ihrer unternehmensspezifischen Archivierungsprozesse liegen in Ihrer Verantwortung.
Ihr zentrales digitales Rechnungsarchiv
- Zentrale Ablage: Alle Rechnungen an einem Ort, jederzeit zugänglich.
- Einfacher Import: Bequemer Upload oder E-Mail-Weiterleitung Ihrer Belege.
- GoBD-orientiert: Eine technische Basis, die Sie bei der Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterstützt.
- Vorbereitet für die Zukunft: Die ideale Ergänzung zu unserem E-Rechnungs-Modul.
Beiträge zum Thema
Tipps aus unserem Blog
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Der digitale Buchhaltungstresen
Zahlen Sie Ihrem Steuerberater zu viel für Sucharbeit? Entdecken Sie das Konzept des „digitalen Buchhaltungstresens“. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Ihrer persönlichen Nextcloud-Ablage Belege perfekt vorbereiten, die Zusammenarbeit professionalisieren und so jedes Jahr Hunderte von Euro an Steuerberaterkosten sparen.
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E-Rechnung Kundenportal
Die E-Rechnungspflicht kommt. Sehen Sie sie nicht als Last, sondern als Ihre größte Chance! Erfahren Sie, wie Sie aus einer einfachen Pflichtaufgabe einen professionellen „digitalen Geschäftstresen“ für Ihre Kunden schaffen, der Ihren Service verbessert, Vertrauen schafft und Sie von der Konkurrenz abhebt.
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Leitfaden revisionssicheres Archiv
Die Pflicht zur E-Rechnung rückt die GoBD in den Fokus. Doch was bedeutet „revisionssicher“ wirklich und warum reicht ein normaler Cloud-Speicher oft nicht aus? Dieser Leitfaden übersetzt die Anforderungen des Finanzamts in klare Schritte und zeigt, wie Sie mit einer cleveren Zwei-System-Lösung digitale Ordnung und Sicherheit schaffen.
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Ihr persönliches digitales Rechnungsarchiv
Dieses Archiv ist darauf ausgelegt, Ihnen die langfristige Aufbewahrung all Ihrer geschäftlichen Rechnungen – egal ob digital per E-Mail erhalten, über unser System selbst als E-Rechnung erstellt oder als Papierbeleg gescannt – so einfach und sicher wie möglich zu machen.
Schluss mit Papierchaos und Beleg-Suche
Ihr digitales Rechnungsarchiv für eine sichere Zukunft!
Als Unternehmerin oder Unternehmer wissen Sie: Rechnungen müssen nicht nur gestellt und bezahlt, sondern auch über viele Jahre sicher und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Die gesetzlichen Anforderungen hierfür (Stichwort GoBD) sind komplex, und die nahende Pflicht zur E-Rechnung ab 2027 erhöht den Druck, digitale Lösungen zu finden. Doch wo anfangen, ohne sich in teurer Spezialsoftware zu verlieren oder die Übersicht im Cloud-Dschungel einzubüßen?
GoBD-Konformität:
Was das Archiv leistet – und wo Ihre Verantwortung liegt
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind der Maßstab für eine gesetzeskonforme digitale Buchführung und Archivierung. Unser digitales Rechnungsarchiv bietet Ihnen eine technische Grundlage, die wichtige GoBD-Prinzipien wie Unveränderbarkeit (Schutz vor nachträglicher Änderung oder Löschung archivierter Dokumente) und Nachvollziehbarkeit unterstützt.
Wichtig zu verstehen ist jedoch: Ein GoBD-konformes Tool allein macht Ihre Archivierung nicht automatisch GoBD-konform. Die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD in Ihrem Unternehmen liegt bei Ihnen. Das beinhaltet:
- Vollständigkeit: Sicherstellung, dass alle aufbewahrungspflichtigen Rechnungen zeitnah ins Archiv gelangen.
- Richtigkeit: Korrekte Erfassung und ggf. Indexierung/Verschlagwortung der Belege.
- Zeitgerechte Erfassung: Zeitnahe Archivierung nach Eingang bzw. Erstellung.
- Verfahrensdokumentation: Sie sollten intern festlegen und dokumentieren, wie Sie mit Rechnungen umgehen und wie der Archivierungsprozess in Ihrem Unternehmen abläuft. Diese Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Bestandteil der GoBD.
Wir stellen Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung. Die korrekte und konsequente Nutzung im Rahmen Ihrer unternehmerischen Prozesse ist der Schlüssel zur Compliance. Gerne beraten wir Sie im Rahmen Ihres flexiblen Stundenkontingents zur optimalen Einrichtung und Nutzung des Archivs sowie zu den Grundzügen einer Verfahrensdokumentation. Eine Rechts- oder Steuerberatung können und dürfen wir jedoch nicht leisten.
Die Kernfunktionen Ihres digitalen Rechnungsarchivs im Überblick
- Zentraler und sicherer Speicherort: Alle Ihre Rechnungen werden an einem dedizierten Ort in einer EU-Cloud gespeichert, geschützt vor Verlust oder unbefugtem Zugriff.
- Einfache Importwege:
- E-Mail-Weiterleitung: Leiten Sie digitale Eingangsrechnungen direkt an eine persönliche Archiv-E-Mail-Adresse weiter.
- Manueller Upload: Laden Sie gescannte Papierrechnungen oder andere digitale Rechnungsformate bequem hoch.
- Strukturierte Ablage: Das System unterstützt Sie dabei, Ihre Rechnungen sinnvoll zu organisieren (z.B. nach Jahr, Rechnungsart, Lieferant/Kunde), um den Überblick zu behalten und Suchzeiten zu minimieren.
- Schnelle Such- und Filterfunktionen: Finden Sie benötigte Belege in Sekundenschnelle wieder – sei es für Ihre eigene Buchhaltung, den Steuerberater oder eine Betriebsprüfung.
- Langfristige Verfügbarkeit: Die technische Plattform ist darauf ausgelegt, Ihre Daten über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) sicher zu verwahren.
- Exportmöglichkeiten: Bei Bedarf können Sie einzelne Belege oder Auszüge aus Ihrem Archiv exportieren. Anmerkung: die neuen Vorgaben des EU Data Act werden derzeit in die Lösung implementiert
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Der „Archiv-Kickstart“-Fahrplan
Für Mitglieder, die eine umfassende Unterstützung bei der Erstellung ihrer individuellen Verfahrensdokumentation für das digitale Rechnungsarchiv wünschen, bieten wir unser „Archiv-Kickstart“-Paket an.
Gerne beraten wir Sie im Rahmen Ihres flexiblen Stundenkontingents zur optimalen Einrichtung und Nutzung des Archivs sowie zu den Grundzügen einer Verfahrensdokumentation. Eine Rechts- oder Steuerberatung können und dürfen wir jedoch nicht leisten.
Vorschlag für den Ablauf
bequem per Telefon oder Video-Call
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist eine komplexe Aufgabe, die spezifisches Wissen erfordert. Dies ist eine der wenigen Ausnahmen, wo wir die Umsetzung als zusätzliches Projekt vorschlagen, um das Stundenbudget nicht über mehrere Monate stark zu belasten.
Empfehlung ist natürlich auch hier: besser in kleinen Schritten im Rahmen des Stundenpools umsetzen – einerseits kostengünstiger, andererseits verankert es das Wissen hierzu tiefer im Unternehmen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn man das Thema frühzeitig einplant – nicht, wenn der Steuerberater oder das Finanzamt die entsprechenden Unterlagen bereits zeitnah anfordern.
Der nachfolgende Vorschlag für den Ablauf zur Erstellung der Verfahrensdokumentation zeigt die notwendigen Schritte und geschätzte Zeiten auf. Bitte beachten: zwischen den einzelnen Modulen sind teilweise umfassende Eigenarbeiten oder Abstimmungen mit dem Steuerberater erforderlich.
In regelmäßigen, kurzen Online-Meetings (ca. 60-90 Min., typischerweise wöchentlich über 4-6 Wochen) erarbeiten wir gemeinsam die Inhalte. Sie müssen dabei aktiv mitwirken und Informationen zu ihren Prozessen bereitstellen.
- Modul 1: Grundlagen & Ist-Analyse (ca. 60-90 Min.)
- Einführung in die Notwendigkeit und Inhalte einer Verfahrensdokumentation.
- Analyse der bestehenden Rechnungs- und Belegprozesse.
- Funktionsweise des digitalen Rechnungsarchivs im Detail.
- Modul 2: Prozessdefinition Beleg-Eingang & -Verarbeitung (ca. 90 Min.)
- Festlegung der Prozesse für digitale und papierbasierte Eingangsrechnungen.
- Prozess für Ausgangsrechnungen (insb. aus dem E-Rechnungs-Modul).
- Verantwortlichkeiten und Schnittstellen definieren.
- Modul 3: Archivierung & Zugriff (ca. 90 Min.)
- Detaillierte Beschreibung des Archivierungsvorgangs im System.
- Regelungen zu Zugriffsberechtigungen, Indexierung, Unveränderbarkeit.
- Modul 4: Kontrollen, Prüfung & Dokumenten-Finalisierung (ca. 60-90 Min.)
- Definition von internen Kontrollmaßnahmen.
- Vorbereitung auf den Datenzugriff durch Prüfer (Exportfunktionen etc.).
- Gemeinsame Finalisierung und Verabschiedung der Verfahrensdokumentation.
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