Vom Papier zur Cloud

Vom Papier zur Cloud: Der Wandel in der Rechnungsstellung

Viele kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige fragen sich, wie sie ihre Rechnungsprozesse effizienter, sicherer und gesetzeskonform gestalten können – gerade vor dem Hintergrund der wachsenden E-Rechnungspflicht. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungsstellung Schritt für Schritt von Papier und Excel in die Cloud verlagern, welche Lösungen sich für den Umstieg eignen und worauf bei Ablage und Sicherheit zu achten ist.

Einstieg: Mehr als Pflicht – Chancen durch Digitalisierung

Die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse ist nicht nur ein gesetzliches Muss, sondern hat direkte Vorteile: Weniger Aufwand, weniger Fehler, schnelle Auffindbarkeit und bessere Zusammenarbeit – auch im Homeoffice oder für den Steuerberater. Mit der richtigen Lösung gelingt der Wechsel auch für kleine Teams stressfrei.

Startpunkt bestimmen: Wo stehen Sie aktuell?

Überlegen Sie, wie Ihre Rechnungserstellung heute abläuft. Werden Belege noch gedruckt, per Post versendet oder als Word/PDF in Ordnern gespeichert? Gibt es ein zentrales Ablagesystem? Notieren Sie konkrete Schwachstellen wie Suchaufwand, Fehlerpotenzial oder Papierkram.

Praxis-Tipp:

Der Umstieg auf die Cloud muss nicht radikal erfolgen – starten Sie mit einem Pilotprojekt für neu eingehende Rechnungen.

Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen

Setzen Sie auf DSGVO-konforme Anbieter aus Deutschland oder der EU. Empfehlenswerte Lösungen sind:

• Papierkram: Intuitive Oberfläche, automatische Archivierung und E-Rechnungsfunktion
• ** sevDesk:** Buchhaltungsfunktionen inklusive Rechnungsversand
• Easybill: Rechnungen, Abos und Mahnwesen, flexible Schnittstellen
• Nextcloud: Ideal bei eigenem Hosting, für Unternehmen mit extra hohem Datenschutzanspruch (ggf. mit passenden Apps für Workflows und Dokumentenablage)

Hinweis:

Viele Programme bieten Testphasen und lassen sich dank Import- und Exportfunktionen schnell an Ihr bisheriges System anbinden.

Typische Umstiegsfragen im Alltag

• Müssen wirklich alle alten Papierbelege digitalisiert werden?
  Nein – konzentrieren Sie sich zunächst auf neue und relevante laufende Prozesse, archivieren Sie bisherige Rechnungen für die restliche Aufbewahrungsfrist.
• Wie kann ich Zugriffe, Backups und Sicherheit in der Cloud gewährleisten?
  Nutzen Sie Benutzerrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Backups (z. B. Nextcloud-Backup-App, BorgBackup).

Beispiel aus der Praxis:

Ein Handwerksbetrieb stellt Rechnungen fortan per sevDesk und archiviert Kopien automatisch in Nextcloud. Alle Mitarbeitenden greifen ortsunabhängig und kontrolliert auf Belege zu, Suchzeiten und Rückfragen sinken deutlich.

Integration und rechtliche Grundlagen

• Halten Sie alle Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht und GoBD ein (z. B. Unveränderbarkeit, klare Struktur)
• Informieren Sie Team oder Dienstleister über neue Prozesse und Zugriffswege
• Aktualisieren Sie Datenschutzhinweise und informieren Sie Kunden über Änderungen, falls notwendig

Fazit: Schrittweise zur effizienten, digitalen Rechnungsstellung

Vom ersten digitalen Beleg bis zum vollständigen Cloud-Archiv: Jeder Schritt reduziert Zeitaufwand und Fehler – und erleichtert den Arbeitsalltag spürbar. Prüfen Sie jetzt, welche Cloud-Lösung zu Ihrem Prozess passt, und testen Sie ein Pilotprojekt für den Übergang. Für individuelle Beratungsfragen und die praktische Einrichtung stehen wir gerne zur Verfügung!