Vorbereitung auf digitale Veränderungen

Die Zukunft der E-Rechnungen: Vorbereitung auf digitale Veränderungen

Die Verpflichtung zur E-Rechnung und der fortschreitende digitale Wandel verändern die Buchhaltung und Verwaltung in kleinen Unternehmen grundlegend. Viele Selbstständige und KMU fragen sich, wie sie diesen Veränderungen begegnen und ihre Prozesse zukunftssicher aufstellen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Neuerungen bevorstehen, welche Chancen sich durch digitale Rechnungsworkflows ergeben und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig fit machen.

Einstieg: E-Rechnungspflicht – was kommt auf kleine Unternehmen zu?

Ab 2027 wird die elektronische Rechnung für nahezu alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Das bringt nicht nur neue technische und rechtliche Anforderungen, sondern bietet auch Impulse, eigene Arbeitsprozesse zu überdenken und zu modernisieren.

Was ändert sich durch die E-Rechnung konkret?

• Standardisierte Formate: Nur strukturierte, maschinenlesbare Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) gelten als echte E-Rechnungen.
• Versand und Empfang: Unternehmen müssen bereit sein, E-Rechnungen per E-Mail, Portal oder direkt über Schnittstellen auszutauschen.
• Archivierung: Elektronische Belege und deren Verarbeitung müssen besonders sicher, unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden.
• Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: Neben technischen Standards gelten weiterhin GoBD, DSGVO und steuerrechtliche Anforderungen.

Praxis-Tipp:

Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis zur Umstellung, um neue Abläufe im Kleinen zu testen und Ihr Team oder sich selbst zu schulen.

Welche Vorteile bietet der frühe Umstieg auf E-Rechnungen?

• Automatisierung von Routineprozessen und Reduzierung von Fehlerquellen
• Schnellere Zahlungsläufe durch standardisierte Datenverarbeitung
• Zeit- und Kostenersparnis bei der Ablage, Suche und Prüfung von Rechnungen
• Verbesserte Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Geschäftspartnern

Tools und Lösungen für KMU

Setzen Sie auf DSGVO-konforme und zukunftssichere Anbieter:

• Papierkram, sevDesk, Easybill: Alle bieten bereits E-Rechnungsfunktionen im gesetzeskonformen Format an
• Nextcloud: Mit passenden Erweiterungen als revisionssicheres Archiv
• Automatisierungstools: n8n zur Datenübertragung zwischen Rechnungstool, Steuerberatung und Archiv

Hinweis:

Achten Sie darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm bereits XRechnung oder ZUGFeRD 2.x unterstützt!

Praxisbeispiele aus dem Kleinbetrieb

Beispiel 1:

Ein freiberuflicher Übersetzer stellt Rechnungen per Papierkram und archiviert diese automatisiert. Die Anpassung an die E-Rechnung erfolgt frühzeitig, um die Abläufe zu erproben.

Beispiel 2:

Ein kleiner Einzelhändler stellt auf Easybill um und kann Rechnungsdaten direkt mit dem Steuerberater austauschen. Monatliche Reports und Backups laufen automatisiert.

Fazit: Mit Weitblick und kleinen Schritten vorbereitet

Stellen Sie jetzt die Weichen für den digitalen Wandel der Rechnungsstellung. Überprüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Systeme E-Rechnungen im passenden Format erzeugen und archivieren können. Vereinbaren Sie einen Testlauf im Team – und sprechen Sie uns an, falls Sie individuelle Beratung oder Hilfestellung bei der Umstellung auf E-Rechnungen wünschen!