eBilanz selbst übermitteln und sparen: Der Guide für Selbermacher

Ihre Bilanz ist fertig, die Zahlen stehen. Ein Haken an eine der wichtigsten unternehmerischen Aufgaben des Jahres. Doch dann kommt der Schock: Ihre Buchhaltungssoftware verlangt für die rein elektronische Übermittlung an das Finanzamt – die sogenannte eBilanz – ein Zusatzmodul für 200 Euro oder mehr. Jedes Jahr aufs Neue.

Hier ist die gute Nachricht: Sie haben 95 % der Arbeit bereits erledigt. Die Erstellung der Bilanz ist der schwere Teil. Die restlichen 5 % – die reine Übermittlung – sind eine lösbare, technische Aufgabe, für die es einfache und vor allem günstige Werkzeuge gibt.

Dieser Beitrag ist Ihre Anleitung zum Geldsparen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die teure „Zusatzmodul-Falle“ umgehen und Ihre fertige MikroBilanz mit einem kostengünstigen Online-Tool selbst an das Finanzamt senden. Falls Sie lieber lokale Software installieren wollen: myebilanz.de ist eine Alternative, die ebenfalls von einem Kleinstunternehmen entwickelt wurde. Wir fokussieren uns hier auf das Online-Tool, das auf jedem System lauffähig ist.

Unsere fiktive Persona: Stefan, der UG-Inhaber

Stefan hat seine Zahlen für das letzte Geschäftsjahr sauber in seiner Buchhaltungssoftware erfasst. Die fertige Bilanz liegt als PDF vor ihm. Als er auf „eBilanz senden“ klickt, erscheint ein Pop-up: „Buchen Sie jetzt unser eBilanz-Modul für nur 199 € zzgl. MwSt.“ Stefan ist frustriert. Er will nicht für einen einzigen Klick so viel Geld bezahlen.

Schritt 1: Die Voraussetzung – Ihre fertige MikroBilanz

Dieser Guide ist kein Buchhaltungs-Kurs. Wir setzen voraus, dass Sie Ihre Bilanz für das entsprechende Geschäftsjahr bereits fertiggestellt haben. Als Kleinstunternehmerin oder Kleinstunternehmer benötigen Sie in der Regel nur eine MikroBilanz und eine Mikro-GuV (Gewinn- und Verlustrechnung). Für die Eingabe einiger Werte ist es ebenfalls sinnvoll, eine einfache Übersicht Ihrer finalen Salden zur Hand zu haben.

Schritt 2: Die günstige Alternative – Ein spezialisiertes Online-Tool

Anstatt das teure Modul Ihrer Software zu kaufen, nutzen wir einen spezialisierten Dienstleister. Unsere klare Empfehlung für diesen Zweck ist ebilanz-online.de. Dieses Tool ist darauf ausgelegt, genau eine Aufgabe zu erfüllen: die Daten Ihrer fertigen Bilanz im korrekten Format (XBRL) an das Finanzamt zu übermitteln. Sie zahlen nur pro Übertragung einen Bruchteil dessen, was ein Zusatzmodul kostet.

Schritt 3: Die Klick-für-Klick-Anleitung

Hier übersetzen wir nun Ihre Zahlen in die Sprache des Finanzamts. Der Prozess in der Software ist einfach, wenn man weiß, wo man klicken muss.

Teil 1: Die Vorbereitung im Tool

Unsere erste Empfehlung: Laden Sie nach der Registrierung zunächst ein Guthaben auf Ihr Konto. Dies ist oft notwendig, um alle Funktionen, inklusive der wichtigen Prüffunktionen vor der finalen Übermittlung, nutzen zu können. Legen Sie dann einen neuen Vorgang für das entsprechende Geschäftsjahr an und wählen Sie bei den Einstellungen alle optionalen Bestandteile ab, die nicht verpflichtend sind. So reduzieren Sie die Eingabemaske auf das absolute Minimum.

Teil 2: Das „Mapping“ – Ihre Zahlen eintragen

Nun kommt der Kern der Sache: die Zuordnung Ihrer Zahlen zu den Feldern des Programms. Der wichtigste Tipp hierfür: Schalten Sie die Ansicht auf „Nur Pflichtfelder“. Das reduziert die Komplexität drastisch. Für die Zuordnung der einzelnen Posten bietet der Anbieter eine hervorragende und detaillierte FAQ-Seite an, die Ihnen bei der Übersetzung hilft. Auch für die Ermittlung der 13-stelligen Steuernummer, die Sie in den allgemeinen Feldern benötigen, finden Sie dort eine Anleitung.

Die Software rechnet mit und zeigt Ihnen sofort, ob Ihre Bilanzsumme auf beiden Seiten (Aktiva und Passiva) identisch ist.

Teil 3: Prüfung und Übermittlung

Bevor Sie etwas senden, führt das Tool eine „Plausibilitätsprüfung“ durch und weist Sie auf mögliche Fehler hin. Wenn alles grün ist, können Sie die Übermittlung an das Finanzamt auslösen. Erst dann wird die geringe Gebühr von Ihrem Guthaben abgebucht. Sie erhalten im Anschluss ein Übertragungsprotokoll als Nachweis für Ihre Unterlagen.

Fazit: Kontrolle zurückgewinnen und Kosten sparen

Die eBilanz ist keine Hexerei, sondern nur eine standardisierte Datenübertragung. Indem Sie ein günstiges Spezial-Tool nutzen, umgehen Sie die teuren Zusatzmodule der großen Anbieter und behalten die volle Kontrolle über den Prozess. Stefan hat seine eBilanz in 30 Minuten selbst übermittelt und freut sich über die fast 200 Euro, die er gespart hat – Geld, das er nun in sein eigentliches Geschäft investieren kann.

Haben Sie schon Erfahrungen mit der eBilanz gemacht? Welches Tool nutzen Sie? Teilen Sie Ihre Tipps in den Kommentaren!

Sie haben weitere Fragen? Im Rahmen unseres Club-Angebots bieten wir Tipps zur eBilanz Schritt für Schritt zur Übermittelung an. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf (bitte bedenken: wir sind weder Steuer- noch Rechtsberatung, helfen können wir zur Technik, nicht zum Inhalt Ihrer Bilanz).