DSGVO-Dokumentation: Starten Sie einfach, statt perfekt sein zu wollen

Seit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft ist, hat sich viel getan. Fast jeder Unternehmer hat inzwischen eine Datenschutzerklärung auf seiner Website. Doch viele wiegen sich damit in einer falschen Sicherheit. Sie glauben, die Hauptarbeit sei getan, dabei haben sie nur die Spitze des Eisbergs sichtbar gemacht. Die eigentliche, prüfungsrelevante Arbeit der DSGVO findet intern statt – und sie ist weniger kompliziert, als Sie vielleicht denken.

Die Aufgabe, die gesamte Datenschutz-Dokumentation zu erstellen, wirkt oft wie ein unbezwingbarer Berg. Die Folge ist eine „Wo-fange-ich-an?“-Paralyse. Doch es gibt einen einfachen, pragmatischen Weg, um den ersten, wichtigsten Schritt zu tun. Dieser Beitrag ist Ihr Lotse, der Ihnen zeigt, wie Sie mit einer greifbaren Aufgabe starten und so den Nebel der Paragraphen lichten.

Unsere fiktive Persona: Julia, die Excel-Kämpferin

Julia ist eine erfolgreiche Online-Coachin. Sie hat von der Pflicht zur Führung eines „Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten“ (VVT) gehört und sich eine Excel-Vorlage heruntergeladen. Nach zwei Stunden frustrierender Arbeit hat sie die Tabelle wieder geschlossen. Sie ist unsicher, welche ihrer vielen Tools (Newsletter, Kalenderbuchung, Cloud-Speicher) sie wo eintragen muss und hat das Gefühl, im Chaos zu versinken.

Der häufigste Fehler: Mit dem Kompliziertesten anfangen

Viele, so wie Julia, versuchen, mit dem VVT zu beginnen. Das ist, als würde man versuchen, ein Haus mit dem Dachbau anzufangen. Das VVT ist das Herzstück, ja, aber es ist das Ergebnis vieler kleinerer Prozesse.

Der einfachste und logischste Startpunkt ist ein viel greifbareres Element: der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Der Quick-Win: Sammeln Sie Ihre AVVs

Ein AVV ist ein Vertrag, den Sie mit jedem externen Dienstleister abschließen müssen, der in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet.

Das betrifft fast jeden. Denken Sie an:

• Ihren Webhoster, der Ihre Website und E-Mails speichert.
• Ihr Newsletter-Tool, das die Adressen Ihrer Abonnenten verwaltet.
• Ihren Cloud-Speicher, in dem Sie Kundendokumente ablegen.
• Ihr Online-Buchhaltungstool, das Rechnungsdaten verarbeitet.
• Ihr Kalenderbuchungs-Tool, das die Termine Ihrer Klienten speichert.

Ihre erste, machbare Aufgabe:

1. Erstellen Sie eine Liste: Schreiben Sie alle externen Tools und Dienstleister auf, die Sie nutzen.
2. Fordern Sie die AVVs an: Besuchen Sie die Websites dieser Anbieter. Die meisten stellen den AVV direkt im Kundenkonto zum digitalen Abschluss bereit. Falls nicht, schreiben Sie den Support an.
3. Sammeln und ablegen: Speichern Sie alle abgeschlossenen AVVs an einem zentralen Ort.

Dieser Prozess allein schafft schon ein enormes Maß an Rechtssicherheit. Aber er leistet noch viel mehr.

Der Lerneffekt: Wie ein AVV das VVT erklärt

Wenn Sie sich einen AVV genau ansehen, werden Sie feststellen: Er ist eine Art „Mini-Verfahrensbeschreibung“. Der Dienstleister erklärt darin genau, was er mit den Daten tut (die Verarbeitungstätigkeit) und wie er sie schützt (die technisch-organisatorischen Maßnahmen, kurz TOMs).

Plötzlich werden die abstrakten Spalten in Julias Excel-Tabelle mit Leben gefüllt.

• Die Verarbeitungstätigkeit „Newsletter-Versand“ wird greifbar, weil der AVV des Newsletter-Tools sie beschreibt.
• Die TOMs für diese Tätigkeit sind klar, weil der Anbieter sie im Vertrag auflistet.

Indem Sie Ihre AVVs sammeln, schaffen Sie sich eine Sammlung von perfekten Praxisbeispielen und Vorlagen, die Ihnen helfen, Ihre eigenen, internen Prozesse im VVT zu beschreiben.

Vom Sammeln zum Managen: Der Weg zum Datenschutz-Cockpit

Eine Sammlung von PDF-Verträgen ist ein guter Anfang. Der nächste logische Schritt ist der Umstieg von statischen Listen auf ein dynamisches System – ein sogenanntes Datenschutz-Management-System (DSMS).

Stellen Sie sich eine Excel-Tabelle wie eine handgezeichnete Landkarte vor: statisch und unübersichtlich. Ein DSMS ist wie ein Live-GPS-Navigationssystem. Es erlaubt Ihnen, Ihre Dienstleister, deren AVVs und die zugehörigen Verarbeitungstätigkeiten intelligent miteinander zu verknüpfen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Tools Sie für welche Prozesse nutzen und ob die notwendige rechtliche Grundlage (der AVV) vorhanden ist.

Fazit: Machen Sie den ersten, einfachen Schritt

Die DSGVO-Dokumentation ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Aber Sie müssen nicht die gesamte Strecke auf einmal sehen. Konzentrieren Sie sich auf die erste Etappe: Identifizieren Sie Ihre Dienstleister und sammeln Sie systematisch Ihre Auftragsverarbeitungsverträge. Dieser eine, machbare Schritt durchbricht nicht nur die „Wo-fange-ich-an?“-Paralyse, sondern schafft auch das Fundament und das Verständnis für alles, was danach kommt. Es ist der pragmatischste Weg zu einem Datenschutz-Management, das Ihnen Sicherheit gibt und Sie nachts ruhig schlafen lässt.

Welche Dienstleister nutzen Sie? Haben Sie Ihre AVVs bereits gesammelt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Fragen in den Kommentaren!

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